对公采购中提前送货的风险及防控措施

湖北省领先智采科技有限公司  胡锦华

摘要：提前送货是国央企对公采购中，一种常见的交易现象。提前送货虽在节奏上满足了采购的实际需求，但可能产生的问题很多。笔者梳理了公司业务过程中因提前送货引发的问题，分析了原因，给出了解决方案。

关键词：对公采购  提前送货  风险防控

提前送货是指采购人未通过书面形式或通过电子商城确定订单，也未按既定方式公开招标或非招方式进行询比价，为满足采购项目及时性需求，要求供应商按采购人需要提前供货，再补正采购程序流程的行为。在实践中，先履行后签约的情况，大多基于双方的信任或交易习惯。但这种做法存在极大的法律风险，一旦发生纠纷，双方可能因合同未成立或条款不明确而难以维权，造成损失。

提前送货在对公采购中，特别是国央企物资采购工作中，是一种比较常见现象。提前送货虽在节奏上满足了采购的实际需求，其本质特点就是将采购人的采购风险转嫁给了供应商，这极大增加了供应商的供货风险。

一、合规性问题

国务院国资委和国家发展改革委印发了《关于规范中央企业采购管理工作的指导意见》，文件指出：对于《中华人民共和国招标投标法》《中华人民共和国招标投标法实施条例》《工程建设项目施工招标投标办法》等明确规定必须采取招标方式采购的项目，中央企业应当严格执行。对于不属于工程建设项目的采购活动，未达到《必须招标的工程项目规定》（国家发展改革委令2018年第16号）所规定的招标规模标准的工程建设采购项目，以及国家招标投标相关法律法规明确可以不进行招标的项目，中央企业除自愿采取招标方式外，应当选择询比采购、竞价采购、谈判采购、直接采购四种方式之一。要求依法合规、公开公正、竞争择优、协同高效的原则，全面推动国央企采购管理规范化、精益化、协同化、智慧化发展。根据规定，提前送货行为显然有背相关文件精神。

在采购人与供应商两个群体当中，供应商很明显处于弱势一方。对于采购人而言，你不做，有人做，不缺供货商；对供应商而言，一次不做，两次不做，就没有第三次了。最终结果就是客户丢了。企业规模不同，经营成本大相径庭，企业之间竞争本身就激烈。此外，一部份企业为了生存，毫无底线竞价，争夺客户资源，进一步加大了市场竞争，供应商为了生存，不得已而为之，必须按采购人要求来执行。

提前送货这一采购方式本身就是不正规。虽然在后续工作中，补正了相关手续，但其违规操作本质没有改变。提前送货在对公采购领域有失公平性。对公采购除特定情形外，采购流程通过招标或非招方式进行，即便是电子商城采购，也需要通过招标入围，方才具有供货资格。

有些采购单位因项目建设需要，要求供应商提前送货保障生产。货物供应后，为保障流程合规性，降低审计风险，采购人必须通过“排它”行为来选择并确定供应商。否则，其它成交供应商后再次供货，二次供货超出了采购人实际需求。且采购人对原提前供货的企业无法交待和费用结算，这可能会引发一系列问题，采购人不会允许这种现象发生。对于供应商而言，为保证自己能成交，必须把控项目。在此前题下，只有通过围标窜标来实现目的。提前送货间接诱导了供应商通过非正常方法获得项目成交机会。

此外，为保障提前供货的供应商成交，一部分采购人会在项目发布后会“劝退”部分报名企业，或要求其它供应商“配合”参与。以便完成项目流程合规化。对于无法掌控，且已成交项目，采购人也会要求成交供应商放弃资格。一些公司为长远合作打算，不得不放弃成交项目。因为大家都清楚，如果强行交易，只会徒增结算风险和麻烦。这一点，是大家都不愿意看到的。

二、退换货现象增加了企业风险和负担

如果送货后对方拒绝签约或拒绝接受货物，那么送货方可能面临货物滞留、损失等风险。一部分采购人在选型本身就存在问题，在拿到实际货物后，采购人会找诸多借口，以结算为由，要求供应商退换货。又或者因为采购需求不明确、产品技术指标不明确等，或是实际使用量小于供货量，这都会让采购人要求供应商退货、换货。作为供应商，一般为经销型公司，不是源头制造商，退换货无疑增加了供应商的采购成本和供货风险，加大了供应商负担。部分通用商品，源头生产厂家即便同意退换，退换成本也是一笔不小的开支。但对于定制型商品，生产厂家基本上不接受退、换要求，根本没有退换可能性。最终供应商不得不妥协，承担其中损耗。

三、管控难度增加，容易形成坏账

提前送货导致供应商管控难度增加。采购人内部人员岗位调整，加上供应商内部人员流动性较大，时间长了非常容易形成坏账。

1、经费问题。国央企在费用支出方面，一般有着严格的流程。预算费用当年结算，未执行完预算可能被收回。部分单位因当年没有预算，但项目又必须执行。为赶进度，许诺供应商条件，让供应商提前送货。次年做预算时，虽然做有预算，但可能因采购人员变动，供应商人员变动，跟进不及时等原因，导致项目不能及时结算。拖过既定时间，预算再次被收回，真正结算时，又因没有预算产生结算问题。

2、提前送货后，采购计划人与需求人并非一人。若无书面订单或合同，采购人可能否认交易主体、货物数量、价款等关键事实，导致难以举证。此外，签字人若为个人，可能被主张为个人行为而非职务行为，增加采购人识别难度。一旦对方拒付或拖延，缺乏明确依据，法院可能因证据不足驳回诉求，导致货款难以追回。即便法院受理，诉讼是一个长期的过程，需要耗费大量的人力、财力和精力，这对民营企业经营不利。

3、订单变更随意性，形成坏账

提前送货容易形成业务漏洞，业务人员可能利用职务便利，与上游供应商、采购人暗箱操作项目，给企业带来损失。一些业务人员，看到提前送货漏洞，从中渔利。例如，某公司员工在某国央企项目业务过程中，频繁撤单、建单，与上游供应商勾结，通过虚开增值税发票等手段，非法获利9万余元，并导致近300万资金在长达三年的时间内无法收回。后来企业报警，供应商因害怕牵连受刑罚，供出转账截图、凭证等证据，并自已举报自己虚开增值税发票。最终该员工涉嫌职务侵占而获刑；该国央企因长期无人对账，在后续供应商对账过程中，又无预算资金支付，与供应商引发经济纠纷。虽然最后清算，仍有近30万元提前送货产品，因证据不足，形成坏账。

4、证据容易缺失，维权艰难。民营企业人员流动性比较频繁，提前送货时，业务人员与采购人的沟通信息，难以保留。因人员离职等原因，沟通信息缺失，或业务人员与采购人私下达成的“协议”无法证实，均会导致后续结算困难，维权艰难。

四、规避提前送货风险的防控措施

1、确需提前送货的项目，供应商应‌全程保留证据。供应商在采购人提出提前送货要求时，其沟通记录需要截图保留。微信聊天记录、语音、邮件等应清晰反映‌合意内容，如报价、确认收货等。送货完成，需要‌拍照送货单并发送采购人确认，这些证据可以证明送货方已经履行了送货义务，有助于在发生纠纷时证明自己的主张。送货完成后，需要尽快签订书面合同，明确双方的权利和义务。书面合同是证明双方交易关系和约定条款的重要证据，有助于在发生纠纷时维护自己的权益。

2、物资配送时需确认收货方身份。对于一些采购人与收货人不一致的单位，需要通过微信、短信、邮件等方式，与采购人明确收货人姓名、职务、单位地址、电话等，确认是否权代表公司收货‌‌。

3、‌及时对账并要求确认。月底或供货后，出具‌对账单‌，交由采购人书面确认并签字，对账单要求加盖采购单位公章或采购专用章。对账单应包含‌供货时间、交付地点、货物明细、产品单价及合计总价‌‌‌。

4、收款时‌优先通过公户收款，避免个人账户转账导致主体混淆‌‌。

总而言之，对公采购方法诸多，合规性是前题。供应商在做好保供的前题下，流程合规，风险控制是根本。不能因为需要发展业务而挺而走险，让企业陷入进退两难的地步。这不仅增加了企业自身的经营风险，也会给采购人带来不必要的审计风险。供、采双方都需要在合规的框架下，本着平等合作、互利共赢的原则开展工作，双方合作方能长远。

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